CONTEXTE
Le Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) est un organisme à but non lucratif œuvrant dans le secteur du loisir culturel en milieu collégial. Accordant de l’importance à votre vie privée, le RIASQ s’engage à répondre aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement des renseignements personnels (RP) et à se conformer aux exigences légales. La présente politique encadre la manière dont le RIASQ collecte les RP, les utilise, les communique, les conserve et les détruit.
Cette politique s’applique au RIASQ, ce qui inclut les personnes siégeant sur son conseil d’administration, la direction, son personnel, ses mandataires, ainsi que toute personne qui fournit des services pour le compte du RIASQ.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
Types de renseignements collectés
Lorsque vous communiquez directement avec le RIASQ, que vous remplissez certains formulaires ou que vous visitez un site Web géré par l’organisation, nous recueillons un certain nombre de renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont ceux qui concernent une personne physique et permettent directement ou indirectement de l’identifier. Leur protection et leur conservation est assurée par le RIASQ, peu importe la nature du support où ils se logent ou leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités incluant, mais non exhaustivement :
Nom ;
Prénom ;
Adresse civique ;
Adresse courriel ;
Numéro de téléphone ;
Âge ;
Sexe ;
Numéro de passeport ;
Numéro d’étudiant·e ;
Numéro d’assurance sociale ;
Établissement d’enseignement ;
Renseignements biographiques (photos, vidéos, audio…) ;
Préférences alimentaires, allergies ou régimes particuliers ;
Renseignements médicaux ;
Renseignements relatifs à un compte bancaire ;
Renseignements relatifs au recrutement (curriculum vitae, références…) ;
Renseignements numériques relatifs à l’utilisation de nos plateformes Web, notre contenu en ligne et interactions avec nos publicités (adresse IP, données de localisation, habitudes de navigation, préférences…) ;
La nature et la sensibilité des renseignements personnels recueillis varient en fonction des activités et des services offerts.
Collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels peuvent être collectés par l’intermédiaire de nos sites Web, par courriel, en personne, par téléphone ou à partir de formulaires numériques et papier.
Sur le Web, nous utilisons Google Analytics, un service d'analyse de site Web fourni par Google, pour recueillir des informations sur l'utilisation de nos plateformes. Google Analytics utilise des témoins de navigation (cookies) et d'autres technologies de suivi pour recueillir des données, comme votre adresse IP, votre type de navigateur, votre système d'exploitation, les pages que vous consultez sur notre site Web, la durée de votre visite et autres informations relatives à votre interaction avec notre site. Il est important de noter que les données collectées par Google Analytics sont traitées conformément à la politique de confidentialité de Google. Nous n'avons pas accès aux informations personnelles identifiables vous concernant recueillies par Google Analytics. L'utilisation de Google Analytics nous permet d'obtenir des informations statistiques précieuses tout en préservant votre confidentialité. Si vous souhaitez désactiver le suivi effectué par Google Analytics, vous pouvez utiliser des options de désactivation disponibles pour votre navigateur ou utiliser le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de Google pour en savoir plus sur la manière dont vos données sont traitées par Google Analytics. https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA
Usage des renseignements personnels collectés
Les fins pour lesquelles le RIASQ recueille vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Seuls les renseignements nécessaires à la tenue de nos activités ou à la qualité de notre offre de service sont demandés.
Sur nos sites Web, les données collectées sont utilisées principalement pour :
Permettre une consultation et une navigation adéquate en fournissant une expérience conviviale et personnalisée ;
Optimiser les fonctionnalités, le contenu et les performances de nos sites Web en analysant les informations collectées en vue d’améliorer continuellement notre offre de service ;
Détecter toute problématique pouvant survenir sur nos sites Web afin de garantir leur sécurité et leur bon fonctionnement ainsi que prévenir les activités frauduleuses ou les violations des conditions d’utilisation ;
Permettre aux personnes qui utilisent les plateformes de nous transmettre des informations importantes à l’aide de formulaires intégrés sur nos sites Web, tels que des demandes de contact et des formulaires d’intérêt ;
Proposer du contenu publicitaire mieux ciblé et adapté au profil des différentes personnes qui visitent les plateformes Web.
Consentement
En fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique. Nous solliciterons de nouveau votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.
Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d'appliquer la loi.
Accès aux renseignements personnels
Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. Le RIASQ s'assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l'accès est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.Partage des renseignements personnels à des tiers
Ces renseignements personnels sont confidentiels et ne seront communiqués à des tiers qu’avec votre consentement, sauf pour les exceptions prévues expressément par la loi.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RP
Le RIASQ ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Communiquer avec nous ».
Une fois les fins accomplies, nous cesserons d’utiliser vos renseignements personnels et les détruirons. Certains renseignements pourraient être anonymisés à des fins de statistiques et d’amélioration du service. Dans tous les cas, les procédés prescrits par la Loi seront utilisés pour effectuer le tout en conformité avec les exigences.
Certains renseignements à faibles risques sont conservés pour une durée indéterminée à des fins d’archives. Ces renseignements sont les prénoms, nom, collège de provenance, participation aux événements, année de participation, photos et vidéos de l’événement.
SÉCURITÉ DES DONNÉES
Nous adhérons aux principes énoncés par la loi et aux règles que nous avons mises en place pour la protection de votre vie privée. Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.; et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement.
DROITS D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que vos renseignements personnels sont à jour et exacts au moment où ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.
Nous nous fions aux personnes qui utilisent nos services pour obtenir de leur part des renseignements justes et pour nous informer des mises à jour requises.
Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :
Droit d’accès : le droit d’avoir confirmation de l’existence d’un traitement de renseignements personnels la concernant et le droit d’obtenir communication de ces renseignements personnels ;
Droit de rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou ambigu que nous détenons ;
Droit de retrait du consentement : le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis ;
Droit à l’information : le droit d’être informée d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui utilise des renseignements personnels ;
Droit à l’information : le droit d’être informé au préalable du recours à une technologie permettant d’identifier la personne, de la localiser ou d’effectuer un profilage de celle-ci et des moyens offerts pour activer les fonctions permettant de l’identifier, de la localiser ou d’effectuer un profilage ;
Droit à la portabilité : le droit d’accéder à un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
*N.B. Ce droit n’entrera en vigueur qu’en septembre 2024
Une demande d’accès ou de rectification doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels du RIASQ dont les coordonnées sont indiquées ci-après. Le responsable de la protection des renseignements personnels répondra par écrit à la demande d’accès ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande.
COMMUNIQUER AVEC NOUS
Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de la présente Politique, pour exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos actions, communiquez par courriel avec le responsable à la protection des renseignements personnels :
Maxime Burgoyne-Chartrand
Directeur général du RIASQ
Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et pratiques.
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Ce document est mis à jour de façon continue et à tout moment pour nous assurer de nous conformer aux lois actuelles et que vous soyez au courant des mesures entreprises par le RIASQ en matière de confidentialité et de gestion des renseignements personnels. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique.
En cas de changements majeurs apportés à cette politique, nous vous en informerons dès votre arrivée sur le site Web afin que vous puissiez en prendre connaissance.
Dernière mise à jour : 19 septembre 2023